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        如何加强企业会计基础工作探析

        关键词:财务共享;企业管理;会计基础

        一、引言

        会计基础工作是企业开展财务管理乃至更高层面管理决策的前提与基础,如果会计基础工作缺乏规范性与科学性,那么收集、处理、利用和提供的会计信息就失去了可靠性的保证,无论是什么样的财务管理,进行高层设计终究无法发挥实际的作用。在正视会计基础工作的重要性前提下,我们想要充分推进财务共享,必须将企业会计基础工作的强化摆在第一位,只有夯实基础,才能建设上层建筑。

        二、财务共享对企业会计基础工作的促进作用

        按照我国《会计基础工作规范》的相关规定,会计基础工作是企业会计工作体系的基本环节,也是企业从事经济管理及经营活动的重要基础。财务共享将重复机械的会计核算工作集中以业务系统数据为起点,对接传入财务软件系统,通过设定会计凭证模型自动完成,减少人工控制,降低流程运作成本,提升财会信息所创造的价值。在此种趋势与背景下,促进会计基础工作水平的提升。

        (一)促进会计机构的变革

        在财务共享下,传统的手工会计核算被软件自动化替代,核算型会计人员急需转型,促进整个会计机构的转型,由核算型向管理会计型转变。同样的,企业总部和分支机构的财务关系也需要变革,由以前的行政上报隶属关系转变为以业务为核心的信息流转关系。

        (二)大大减少人工会计核算量和会计核算的专职会计人员

        对过去手工处理需要花费大量时间进行的会计记录、会计核算等工作进行信息技术的机制化处理,繁琐沉闷的核算工作提高了效率,从而更快、更有效的为财务管理提供数据信息,大大减少了专职会计核算人员的数量。

        (三)促进会计监督的升级转型和信息化监督

        财务共享对传统的财务会计只专注于实务核算层面提出了转型需求,需要会计基础工作能够在监督控制等工作中发挥出更多的作用,而不仅仅只是专注于基础实务,使会计核算工作量减轻,对原始单据的真实合规性审核需要加强,由于原始凭据和会计数据在一定的时期内存在时空差异,对原始凭据的信息化监督工作更应加强。

        (四)促进业财融合和内部会计管理制度的发展

        在财务共享趋势下,财务管理及会计基础工作不应局限于自己的“财务”、“会计”领域,要求会计基础工作更多的深入到业务层,了解实际的业务情景,取得第一手的业务财会数据信息,才能准确的判断会计核算方法,配置适合的凭证模型,建立标准化的核算流程。财务管理能更有效的获取及时准确的数据加以分析,形成经营决策的支持基础。

        (五)促进会计人员的素质提升

        财务共享模式的推行不仅对会计基础工作本身提出更多更高的要求,同时,对于会计工作人员队伍的要求也在提高,他们不仅需要具备扎实的会计基础工作技能,还需要更多的往管理型、决策性与协调型人才方向发展,所以,财务共享趋势下也必然导致原有会计基础人员队伍的更替与整合。

        三、财务共享模式下企业会计基础工作需要注意的问题

        财务共享模式既促进会计基础工作质量的提高,但也会由于会计基础工作环境的变化带来一定的问题,需要加以注意和改善。

        (一)财务共享会计人员的流失率高

        在财务共享模式下,会计人员的配备是一个大难题,各分支机构原有的会计人员因变革抵触,不愿意就职于共享中心,导致熟悉前端业务的会计人员流失。共享财务一般以校园招聘为主,缺乏经验,过度依赖财务信息系统设定的机制记账凭证,不能有效的应对业务规则变化,直接影响了财务数据的质量。新引入财务信息系统虽然在一定程度上减轻了会计人员的工作,但会计核算实现自动化后,使会计人员的工作变得空泛,机械化的流水工作技术含量下降,对会计人员的职业生涯也是一种冲击,导致财务共享人员的流失率大幅上升。

        (二)会计核算凭证由简变繁影响财务信息的可理解性

        财务共享系统的建立,需要新引进的财务信息系统较多,而每个财务信息系统相对独立,需要由多个系统实现中转对接才能完成一笔业务核算,原本简单的借贷分录分拆成多笔分录完成,核算分录过于复杂,可理解性降低。如一笔费用报销业务,需要先经过费用报销系统实现报销审核流程,审核通过后自动生成会计记录,借记发生费用,贷记中转科目,再通过支付口令传至资金支付系统完成支付操作,借记中转科目,贷记银行存款。自动生成记账凭证虽然减少了人工干预,却加大了凭证审核与复核的难度,甚至让凭证审核与复核流于形式。另外,财务信息系统与前端业务系统对接,不同的业务单据设置了既定的会计凭证模型,业务单据由前端业务人员负责制单,自动传递至财务信息系统,极容易出现单据类型选错的情况,导致财务信息不准确。

        (三)职责分工不明确,财务信息传递不流畅

        由于财务共享中心的成立,分支机构的会计人员转变为协助业务的财务人员,其职责定位与分工也是会计基础建设需要考虑的重点问题。分支机构的会计人员从基础会计转变为业务财务,更多的重心放在协助经营业务的开展、提供经营分析,忽视了最基本的会计基础工作,如实物资产管理、会计原始凭证及单据的管理、业务信息的反馈。由于其职责未及时明确,常常出现业务信息反馈不及时、财务共享核算工作滞后、会计信息不真实的状况。以零售商超的财务共享为案例,常出现各分支机构的新建门店已经开始营业、资产已经投入使用,但会计核算账上的资产仍处于在建状态。

        (四)容易忽视会计档案管理

        财务共享中心成立后,为了地方机关监督检查的需求考虑,很多企业选择把原始凭证及单据保存在业务当地,这就需要当地业务财务人员负责把原始凭证按会计记录和凭证进行编号分类,装订存档保管。虽然财务共享引入了影像系统,报账类原始凭证实现影像化管理,但纸质原始凭证也仍需分类归档。尤其资产类的实物验收单、入库单等未能实现影像管理的原始凭证,对纸质凭证的保管仍然很重要。财务共享后出现尴尬的局面,一部分原始凭证寄往财务共享中心,如进项发票认证等;一部分原始凭证却留在当地,如验收单、入库单等,分散存档容易造成财务档案混乱,难以确保原始凭证的完整性。

        四、财务共享模式下提高企业会计基础工作水平的思考

        (一)强化会计人员队伍的综合素质

        人员是一切工作开展的基础,再科学的制度也必须依靠专业的人员才能得以推行。财务共享不能一味的倡导成本降低或基础岗位由低层次人员完成,事实上,在财务共享模式下,会计人员更应该被要求具备更高更强的专业能力,才能在提高效率的同时保证会计信息的质量。首先,根据工作需要对共享服务会计人员进行全面的摸底考核,尤其在财政部取消会计人员应当持有会计证、未取得会计证不得从事会计工作的规定,重视专业技能的考核显得更为重要。会计人员除了应具备会计基础专业知识和技能,还需要了解相应的财务信息系统及管理方面的知识。

        (二)全面优化财务共享流程及会计信息系统,提高核算质量

        财务共享背景下,财务工作远离了业务端,只能依靠业务端的信息输入进行加工处理,业务信息及时完整的传递对核算质量至关重要。首先,对分支机构的业务流程和业务内容进行了解,全面梳理后对共性的业务形成统一的核算标准,再根据各自业务性质的差异及管控要求,细分差异点,形成操作手册。标准化不是静态化的,而是动态化的,随着业务规则、法律法规、信息技术的变化而变化,需要不断的进行总结更新。第二,合理分工,明确共享财务和业务财务的职责,明确双方之间的沟通机制,明确业务信息反馈的时间节点,及时进行财会信息的交互与传递。第三,对财务信息系统进行持续优化,采用高度集成的信息系统,打通各系统间的界限,实现系统间的互联互通和数据转换,避免过多的中转科目。

        (三)利用电子化、数字化技术完善会计档案管理

        电子档案管理是现代企业会计档案管理的主流发展方向,利用信息化技术及影像技术建立财务档案管理系统是必然的趋势,影像化管理的范围要扩大到所有的核算业务,不应只局限于报账类的原始凭证,对资产验收类、物料入库等非报账类的原始凭证也需要进行影像电子化处理。在将会计档案电子化的同时,还应重视对如音像数据、图像数据、视频数据等的整合应用,以获得更加全面的会计信息,提升会计档案的使用价值,便于财务信息使用者能够充分的使用,使其发挥自身的经济价值。同时,会计凭证取消了传统的纸质打印,但其纸质的原始凭证应及时按电子会计凭证号进行相应的编号,分类整理,装订造册,加以索引,由专人负责。财务档案采用电子与纸质并存的两种模式,互相建立勾稽对应关系,再利用财务档案管理系统管理纸质档案,确定装订入库情况、记录储存地、流转状况、借阅记录。此外,还要建立定期检查纸质档案的机制,确保纸质档案的完整性和安全性。

        参考文献:

        [1]财政部.会计基础工作规范(财会字[1996]19号)[S].[2]财政部.关于修改<代理记账管理办法>等2部部门规章的决定》(财政部令第98号).

        作者:蓝践 单位:华润万家有限公司

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